발표 잘 준비하는 법, 성공적인 프레젠테이션

직장에서든 학교에서든, 청중에게 나의 의견을 정리하고 자료로 보여줄 수 있는 프레젠테이션 준비는 무척이나 중요합니다. 단순히 책을 읽는 것과는 달리 객관적이고 사실적인 내용을 뒷받침으로 많은 사람들을 설득시켜야 하기 때문에 생각보다 어려움을 겪는 분들이 많습니다. 또한 발표 장소를 무겁지 않도록 편안한 화법으로 분위기를 환기시키는 것도 발표자의 역할이기도 합니다.

성공적인 발표를 위한 사전 준비

프레젠테이션 준비

프레젠테이션은 발표자가 전달하려는 내용을 글과 이미지, 그리고 영상으로 정리해서 사람들이 이를 쉽게 파악할 수 있도록 하는 시청각 자료를 의미합니다.

 

발표 시간이 길어지면 사람들이 지루해하고 집중력이 낮아지기 때문에 긴 발표시간은 오히려 마이너스 요소입니다. 또한 대학교에서는 일반적으로, 주어진 시간이 10분, 15분 남짓이므로 제한된 시간 안에 정보를 정확하게 전달해 상대방을 설득시켜야 합니다.

 

발표 전에 고려할 사항

프레젠테이션을 제작하는 것도 중요하지만, 발표자의 인상과 옷매무새, 목소리, 발성 등에도 신경을 써야 합니다. 보다 신뢰감을 줄 수 있는 외견을 보여주어야 하며 나도 모르는 행동 버릇이 없는지 체크해볼 필요가 있습니다. 짝다리를 짚고 있다던지 청중을 안 보고 자료에만 시선이 가있지는 않은지, 꼭 확인해야 합니다.

 

발표 자료를 점검하면서 실제 사실과 다르다거나, 발표와 전혀 무관한 내용이 들어있지는 않은지 살펴보아야 합니다. 또한 발표 장소를 사전 점검하는 것도 중요합니다. 프로젝터가 제대로 작동하는지, 컴퓨터에 usb연결이 원활하게 되는지 사전에 점검해야 만일의 사태에 대비할 수 있습니다.

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발표자

 

발표 진행 과정

1. 도입부

도입부는 청중의 집중력이 가장 올라가 있는 시기입니다. 어떤 주제와 내용으로 발표를 구성했는지 관심이 가장 클 때이므로 이때 청중을 사로잡아야 합니다. 긴장감을 풀어주기 위해 약간의 유머를 보태는 것도 좋으며, 처음부터 너무 무겁고 지루한 느낌을 주지 않도록 합니다.

 

2. 시작 부분

시작 부분에서는 목차를 정리해 보여주는 것이 좋습니다. 목차를 구성하면 청중 스스로가 발표 진행률이 얼마나 되었는지 파악할 수 있으며, 자료의 기승전결이 깔끔해집니다.

 

또한 시작부에서는 발표의 주제를 명확히 하고, 왜 이 자료를 준비했는지, 목적인 무엇인지에 대해서 한 번 짚고 넘어가는 것이 좋습니다. 물론 발표 준비 기간은 얼마나 걸렸는지, 누가 어떤 부분을 담당했는지 같은 주제와 무관한 부분에 대해서는 생략하는 것이 좋습니다.

 

3. 중간 부분

정확한 정보 전달에 힘써야 하는 단계입니다. 발표문을 읽을 때 너무 국어책 읽듯이 하는 것은 피하며, 상대와 대화를 나누는 것 같은 자연스러움이 필요합니다. 소극적인 자세는 지양하며 적극적이고 자신감 있는 태도로 일관해야 합니다.

 

만약 내용이 루즈해져 청중들이 지루해지는 것 같다면, 사이사이에 자연스러운 유머를 섞는 것이 좋습니다. 또한 중간중간마다 청중들에게 질문을 하면서 좀 더 집중력이 생기도록 해주는 것도 좋은 방법입니다.

 

4. 끝 부분

본론을 마무리 지었다면, 그로 인해 얻어지는 효과, 증거 자료, 참고 자료, 의견 등을 제시하는 마지막 단계입니다. 보다 공신력 있는 정보로 자료를 구성하는 것이 좋으며, 청중의 질문이 가장 많이 나오는 부분이니 참고하시길 바랍니다. 이를 대비하기 위해선 예상 질문과 답변을 미리 만들어두는 것도 좋습니다. 

 

5. 마무리

질의응답 시간을 가지며 청중과 의견을 나누는 단계입니다. 성공적인 발표는 마무리에서 갈린다고 봐도 과언이 아닐 것입니다. 자료를 준비할 때 그저 아무 생각 없이 준비한 것인지, 혹은 내가 정확히 이해하고 준비한 것인지 상대에게 평가받게 됩니다.

 

발표가 전부 끝났다면 정중하게 인사를 한 뒤, 다음 사람을 위해 신속하게 퇴장하도록 합니다. 마지막까지 긴장이 풀어지지 않도록 조심해야 하고, 나와 다른 상대방의 의견도 존중해주어야 합니다.

 

주의사항과 꿀팁

• 시의적절하지 않은 유머는 피한다.
• 발표 시간을 정확하게 지킨다.
• 예상 질문과 답변을 준비한다.
• 청중의 질문에 귀 기울인다.
• 모르는 질문이 있을 경우 나중에 공부해서 꼭 알려드리겠다고 솔직히 답한다.
• 청중과 소통하는 자세로 발표를 하면서, 한 명씩 눈 맞춤을 한다.
• 발표 장소를 사전에 점검한다.
• 프레젠테이션에 오류가 있지는 않은지 점검한다.

제법 많은 내용이 담겨 있지만 성공적인 프레젠테이션의 핵심은 딱 한 가지입니다. 상대방에게 내 이야기를 얼마나 잘 설득해서 전달할 수 있는지를 고려하여 발표해야 합니다. 여기에 초점을 맞추고 준비한다면 좋은 아이디어가 자연스럽게 떠오를 것입니다.