직장에서 이메일 보낼 때 지켜야 할 예의 범절

온라인상에서 업무를 처리하다 보면 중요한 사항이나 문서 등을 스마트폰, 컴퓨터로 전달해야 할 때가 있습니다. 요즘에는 이메일보다는 카카오톡 같은 메신저를 주로 사용하지만, 가벼운 느낌의 메신저보다는 이메일로 중요 문서를 전달하는 경우도 많습니다. 이때 제목을 어떻게 지어야 하는지, 내용은 어떻게 써야 하는지, 내 방법이 실례가 되지 않을지 걱정하는 분들이 있습니다.

 

이메일을 보낼 때에도 나름의 에티켓이 있으며 예의에 어긋나지 않도록 몇 가지 주의사항을 지킬 필요가 있겠습니다. 전화통화와는 달리 기록으로 남는 온라인 특성상, 한 번 실수하면 내 실수가 계속해서 남기 때문에 특히 조심해야 합니다.

 

이메일 에티켓 10가지 방법

1. 제목은 함축적으로 짓는다.

내가 상대에게 보내는 메일은 몇 통 정도이지만, 그 사람이 받아보는 메일은 하루에도 수 십 수 백통에 가까울 수도 있습니다. 특히 요즘에는 광고성 스팸 메일도 많기 때문에 내가 제목을 함축적으로 짓지 않는다면 상대방은 내가 보낸 내용을 찾기가 어렵습니다.

 

안녕하세요 누구누구입니다, 오늘도 날씨가 참 좋습니다, 라는 문구는 일단 생략하는 것이 좋습니다. 몇 시 몇 분, 회의에 참석해 주시기 바랍니다, 라는 중요한 문구를 제목으로 간단하게 짓는 것이 상대방이 알아보기 쉽습니다. 정말 중요한 내용을 함축적으로 요약해서 제목을 짓기를 권합니다.

 

2. 내용도 간단하게 적는다.

이메일은 장문의 편지와는 다릅니다. 특히나 업무용으로 사용할 때는 내용이 길면 길수록 상대방은 피로감을 느낍니다. 앞서 설명한 것처럼 하루에도 많은 내용을 확인해야 하는데, 장문의 글을 읽다 보면 쉽게 피로해지고 내용이 눈에 잘 들어오지 않습니다.

 

내용은 핵심을 담아서 몇 줄 정도로 압축하는 것이 좋습니다. 풀어서 쓴 10줄의 문장보다는 간략하게 작성한 한 줄의 내용이 보기에도 좋으며 앞 뒤에 간단한 인사말 한 줄 정도를 덧붙이면 깔끔하고 보기에 좋습니다.

 

3. 가독성을 고려한다.

짧은 문장이 가장 읽기에도 편하고 부담이 되지 않지만 간혹 긴 내용으로 채워야 하는 경우가 있습니다. 그럴 때에는 길게 이어 쓰지 말고 2, 3줄 정도 작성한 뒤 한 칸을 비우고 또 그다음 내용으로 이어가는 것이 좋습니다.

 

요즘에는 스마트폰으로 내용을 확인하는 일도 많기 때문에 내가 2, 3줄만 작성하더라도 모바일 상에서는 6, 7줄 이상으로 보일 수도 있습니다. 그렇기에 가독성을 고려해 문장 사이의 줄 간격을 조절하고, 특수문자나 밑줄, 글자의 색깔, 굵기 등을 조절하는 것은 피하는 것이 좋습니다.

 

4. 맞춤법은 철저하게 지킨다.

글을 작성하다가 오타가 나는 것은 어쩔 수 없지만, 누구나 알 수 있는 맞춤법을 틀리는 것은 상대에게 교양이 없는 사람으로 보일 수 있습니다. 되, 돼의 사용을 구별하고 안, 않의 사용을 구별하는 등 글을 작성하는데 필요한 기본적인 지식은 꼭 갖추어야 합니다.

 

요즘에는 맞춤법을 검사하는 사이트도 많이 존재하며, 검색창에 맞춤법 검사기만 검색해도 문장을 검사할 수 있습니다. 내가 작성한 문장을 복사해 붙여 넣기 한 뒤 검사를 누르면 틀린 문장을 쉽게 볼 수 있습니다. 또한 티스토리에도 포스팅할 때 맞춤법 검사 기능이 있으니 이를 참고해 보시길 바랍니다.

 

5. 답장 기능을 사용한다.

누군가에게 메일을 받고 다시 답장을 해야 하는 경우, 반드시 답장 기능을 사용하여 전달하도록 합시다. 물론 새로 쓰기 기능을 이용해 전달할 수도 있겠지만, 답장 기능을 사용한다면 내가 상대방의 글을 읽고 숙지했다는 표시가 됩니다.

 

이메일-아이콘-일러스트

 

6. 발신자, 수신자를 꼼꼼히 체크한다.

여러 사람에게 메일을 보내다 보면 간혹 발신자와 수신자를 착각해 엉뚱한 사람에게 메일을 보내는 경우가 있습니다. 이메일은 한 글자만 틀려도 다른 사람에게 전송되니, 내가 보낼 사람이 누구인지 주소를 꼼꼼하게 체크하도록 합시다. 주소록에 자주 보내는 사람을 저장해놓는 것도 한 방법입니다.

 

7. 이모티콘 사용을 자제한다.

이모티콘은 친근감의 표시이지만, 때로는 공적인 업무에서 눈살을 찌푸리게 만드는 요인이 되기도 합니다. 주로 이모티콘은 친한 사람에게 보내는 용도이며, 상사나 고객에게 보냈을 경우 오히려 역효과가 날 수도 있습니다.

 

같이 일하는 친한 동료들에게 보내는 것은 문제가 없겠지만 그다지 친한 사람이 아닌데 보냈을 경우에는 신뢰감이 떨어질 수 있으니 이모티콘 사용은 자제하도록 합시다.

 

8. 파일 용량을 줄인다.

내가 보내는 파일의 용량이 너무 크면 상대방이 이 파일을 다운로드하는데 시간이 너무 오래 걸립니다. 문서 파일은 별 문제가 없지만 이미지 파일의 경우 용량이 메가바이트를 넘어가면 한 파일당 10초에서 몇십 초는 잡아먹게 됩니다. 그렇기에 이미지 파일을 저장할 때는 용량을 최소화하여 첨부하는 것이 좋습니다.

 

9. 서명을 첨부한다.

자신의 직책과 회사, 이름, 연락처 등을 한 번에 모아놓은 서명 파일을 따로 저장해 놓는 것이 좋습니다. 이메일 특성상, 보낸 사람의 이름과 주소 정도밖에 나오지 않기 때문에 보낼 때마다 일일이 작성하는 것은 비효율적입니다. 그렇기에 서명을 따로 만들어두는 것이 좋으며 자동 첨부 기능이 있다면 이를 활용하는 것이 좋습니다.

 

10. 부재중 답장을 설정한다.

같은 직장 내라면 상관없겠지만, 거래처와 이메일을 주고받을 경우 부재중 답장을 설정하는 것은 중요합니다. 내가 자리를 비울 수도 있으며 월차나 휴가를 갈 수도 있기 때문에, 상대를 고려하여 부재중 기능을 설정하는 것이 좋습니다.

 

이메일 에티켓 꿀팁

• 중요한 사항인 경우 이메일을 보내기 전 카톡이나 전화 등으로 미리 상대의 확인을 구한다.
• 관용적인 사용이나 일상적인 용어는 자제한다.
• 주소록에 자주 사용하는 메일 주소를 정리해 놓는다.
• 불필요한 메일은 수시로 정리하며, 스팸은 미리 차단해놓는다.
• 업무적인 용어를 사용하더라도 표현 자체는 부드럽게 적는다.
• 아무리 윗사람 이어도 이메일 상에서는 과도한 높임말 표현은 자제한다.
• 급한 메일의 경우, 앞에 긴급이라는 표시를 써둔다.

 

요즘엔 카카오톡으로 주로 업무를 처리하지만, 이메일도 아직까지 그 효력을 발휘하며 특히 거래처의 경우 이를 활용해 문서를 전달하는 일이 많습니다. 그렇기에 이메일을 사용할 때는 에티켓을 지켜서 상대의 신뢰를 이끌어내고, 관심을 이끌어낼 수 있도록 작성하는 것이 중요한 것입니다.